Organizar un evento corporativo fuera del país puede ser una tarea desafiante, principalmente porque no siempre se cuenta con la información, contactos o proveedores de la misma forma que en Chile; pero con la planificación adecuada, puedes convertir ese evento en una experiencia memorable y exitosa.
Investigación y selección del destino ideal
La selección del destino ideal es el primer paso hacia la organización de un evento corporativo en el extranjero. Considera factores como la accesibilidad, la infraestructura, las atracciones locales y el clima. Investiga cuáles son los destinos más populares para eventos corporativos y evalúa si se alinean con los objetivos de tu empresa. También es crucial, tener en cuenta el presupuesto disponible, ya que los costos pueden variar significativamente entre diferentes destinos.
Coordinación logística y transporte
Una vez seleccionado el destino, la logística y el transporte son aspectos esenciales a coordinar. Asegúrate de reservar vuelos, traslados internos y alojamiento con suficiente antelación. Considera apoyarte en un experto en eventos corporativos para facilitar este proceso. Además, es importante planificar el transporte dentro del destino, asegurando que los asistentes puedan desplazarse cómodamente entre el hotel, el lugar del evento y otras actividades programadas. No está demás decir que en Travel Security contamos con un equipo especializado en este tipo de eventos.
Elección del lugar y proveedores locales
El lugar del evento debe ser seleccionado cuidadosamente. Busca un espacio que ofrezca las instalaciones necesarias, como salas de reuniones, equipos audiovisuales y servicios de catering. Atrévete a considerar a proveedores locales, ya que esto te puede ayudar a garantizar que todos los aspectos del evento se gestionen adecuadamente. Visita el lugar con antelación, si es posible, para verificar que cumpla con tus expectativas y necesidades de tu empresa.
Aspectos culturales y legales a considerar
Cada país tiene su propia cultura y regulaciones legales que debes tener en cuenta al organizar un evento. Investiga las costumbres locales y adapta tu evento para respetarlas. Además, asegúrate de cumplir con todas las normativas legales, como los permisos necesarios para eventos, regulaciones de seguridad y leyes laborales.
experiencias memorables para los asistentes
Finalmente, la creación de experiencias memorables es clave para el éxito de tu evento. Ofrece actividades que permitan a los asistentes disfrutar del destino, como excursiones locales, cenas temáticas y eventos de networking. Personaliza las experiencias para que reflejen la cultura y los valores de tu empresa, y asegúrate de que cada detalle esté bien cuidado para dejar una impresión que perdure en el recuerdo de tu equipo.
